Что важно учесть при подготовке стратегической сессии? + шаблоны

Организация или подготовка стратегической сессии (СС) требует внимания к деталям, поскольку каждый аспект может оказывать ключевое влияние на принятие важных бизнес-решений в групповой форме. Исключение хоть одной детали может оказать негативное воздействие на эффективность мероприятия. Чтобы самостоятельно подготовиться к данной процедуре, рекомендуется уделить внимание следующим вопросам:

1. Алгоритм подготовки и проведения CC: 
   • определить цели, ожидания от мероприятия;
   • составить расписание с учетом времени для обсуждения, принятия решений;
   • разработка структуры сессии: вступительную часть, блоки обсуждений, завершающие моменты;
   • привлечение модератора (фасилитатора) для эффективного управления процессом.
2. Выбор правильной проблемы/задачи для СС: 
   • анализ текущей ситуации в компании, определение ключевых аспектов, требующих стратегического внимания;
   • выявление проблем, которые могут быть решены коллективным усилием на СС;
   • формулирование целевого вопроса, который будет направлен на достижение конкретных результатов.
3. Сценарий СС, его формирование: 
   • подготовка материалов, необходимых для сценария: презентации, документы с данными, примеры успешных стратегий;
   • применение методов вовлечения участников: групповые упражнения, обсуждения.

ЗАКАЗАТЬ ПРОВЕДЕНИЕ СТРАТЕГИЧЕСКОЙ СЕССИИ

Последовательность действий по подготовке и проведению СС

Рассмотрим 4 этапа:

1. Формирование задачи, цели, команды.
2. Подготовительные работы для проведения СС.
3. Реализация самой СС.
4. Пошаговое выполнение утвержденного плана.

На первом этапе определяется проблема, требуемые ресурсы для ее решения, а также итоговый результат, который хочется достичь. Далее проводится планирование будущего мероприятия. По итогу, проводится стратегическая сессия, в ходе которой важно не только внимательно следить за процессом, но и точно фиксировать полученные результаты, заключать договоренности относительно следующих шагов, активно получать feedback от участников мероприятия.

На заключительном этапе требуется строгая дисциплина, контроль за реализацией всех принятых на СС решений.

Правильный подход к выбору задачи/проблемы СС

Для определения проблемы можно использовать 2 техники:

1. 5 why;
2. Сократовский метод.

«5 Why»

Включает следующие этапы:

• формулирование исходной проблемы;
• сбор команды, куда должны входить эксперты конкретной области, пользователи, сталкивающиеся с проблемой и иные заинтересованные участники;
• запись проблемы на бумаге либо доске для дальнейшего обсуждения;
• работа в форме «вопрос-ответ»: задается вопрос (например, «В чем причина данной ситуации?»), а команда должна записать ответы, которые опираются на точные события, факты;
• сбор ответов, прикрепление их на общий обзор;
• на каждый ответ задается еще один вопрос по типу «Почему?». Делать это нужно быстро во избежание перехода команды к выводам.

Та проблема, которая появится при пятом «Почему?» и будет считаться основной. Именно ее рекомендуется брать во внимание, поскольку ее решение может привести к устранению сбоя в бизнесе.

Нельзя забывать об установлении определенной метрики, сигнализирующей о прогрессе решения проблемы. Например, в торговой компании этим может стать общий объем сделок, заключенных в течение месяца/квартала.

Первый этап проверки правильности выбора проблемы для CC включает ответ на следующий вопрос: «Какая из установленных бизнесом целей мешает ему достичь выбранной проблемы?» Это позволяет оценить наличие причинно-следственной связи между выбранной проблемой и бизнес-целями.

Сократовский метод

Второй этап проверки выбранной проблемы включает использование «сократовского метода», который помогает переосмыслить, действительно ли была выбрана правильная проблема для решения. Сюда входит последовательный порядок задаваемых вопросов:

• к чему приведет это изменение, решит ли проблему?
• каким образом данная проблема повлияет на бизнес?
• какую цену придется заплатить за данную проблему?
• что с нами должно произойти после решения проблемы?
• что мы ожидаем, какие ждем изменения?
• в какой момент стало ясно, что необходимо что-то менять?
• какие следующие шаги требуется предпринять?

Такой подходит позволит глубже проникнуть в суть проблемы и подробно определить потребности заинтересованных сторон. Повторная проверка подчеркнет ее актуальность для решения в рамках СС, а также гарантирует, что решение проблемы действительно приблизит к достижению поставленной задачи. Используя предложенные методы, можно выявить настоящую проблему, но как разработать сценарий для СС?

Что важно учесть при подготовке стратегической сессии: разработка сценария для СС

Любое изменение обычно проходит 4 фазы:

• отрицание;
• сопротивление;
• исследование;
• согласие.

Эффективная реализация изменений требует оперативного перехода команды от отрицания к согласию. Сохранение высокого темпа необходимо, чтобы избежать застывания в отрицательных фазах,  что может привести к затруднениям и неэффективности, мешая достижению поставленных целей.

Базовая структура СС:

• введение. Как мы работаем? Какие принципы принятия решений и прочее;
• проблема. Та, которую мы выявили ранее;
• цели. К чему мы стремимся при решении проблемы/задачи? Что мешает ей?;
• внутренний и внешний контекст – создание мотивации выйти из «ЯМЫ» и перейти к стремительному росту;
• итог сессии. Что мы хотим достичь после мероприятия?;
• бизнес-кейсы. разрешение внутренней проблемы для решения глобальных задач, проблемы;
• обобщение результатов СС, определение следующего шага.

Данная структура накладывается на 4 фазы, рассмотренные выше. Сценарий предстоящей сессии должен способствовать проведению через этот путь изменений. Это достигается предоставлением точной информации и организацией необходимого взаимодействия среди участников команды во время проведения СС.

Старт стратегической сессии происходит с раздела «Введение». Здесь определяется текущее состояние, обсуждается график, расписание, устанавливаются правила взаимодействия в группе и принятия решений. Для участников становится ясно, что будет происходить, но детали им еще неизвестны, поэтому мы представляем им общую рамку (распорядок и правила сессии), в которой будет проходить работа.

Следующий шаг — «ПРОБЛЕМА». Представляется команде, основываясь на том, что было выявлено ранее. Здесь определяется текущее положение дел в компании, проблемы. Здесь часто появляются разные реакции среди участников мероприятия: некоторые соглашаются, другие яростно выражают свое недовольство. Данная фаза называется «Отрицание».

Каждый из участников должен высказаться, а их мнение зафиксироваться, при этом поддерживая модерированную и управляемую дискуссию, соблюдая установленные правила. Далее вводится «ЦЕЛИ» бизнеса, описывая желаемое будущее состояние. Некоторые члены команды могут все еще находиться в фазе «Отрицания». Проблема и цели объявлены, однако нужно создать чувство различия для команды — разницу между текущим положением и тем, что может быть. Это поможет быстрее преодолеть фазу «Сопротивление». Необходимо предоставить более подробную информацию о контексте бизнеса, подчеркнуть, как проблема влияет на текущее состояние, предоставить направления и показать, как можно изменить ситуацию. Необходимо определить, что будет наилучшим выбором для данной команды, участников CC, то, что максимально мобилизует их к действиям.

Это может быть достигнуто двумя путями. Первый — через создание сообщения или презентации для команды о текущем внутреннем состоянии бизнеса, выявляя проблемы, которые существуют, и которые мы должны преодолеть, решив поставленную задачу, чтобы приблизиться к цели.

Второй путь — создание презентации либо сообщения о возможном будущем состоянии бизнеса, к которому мы стремимся, и для достижения этой цели необходимо решить поставленную задачу. Например, это может быть рассмотрение изменений в бизнес-моделях, происходящих в мире, или изучение результатов стратегий самых современных игроков на рынке и так далее.

Создание мотивации нацелено на изменение убеждений команды, с тем чтобы перевернуть их поведение на 180 градусов. Решение проблемы, в свою очередь, предполагает создание новых форм поведения в бизнесе, таких как настройка бизнес-процессов, разработка нового продукта, изменение организационной структуры.

Теперь весь сценарий сессии как на ладони: возникла проблема, которая создала неприятную ситуацию и мешает достижению цели. Невозможно оставаться в старом состоянии, потому что теперь есть «мотивация, требующая активное действие. Теперь определяются «Итоги сессии», которых необходимо достичь после мероприятия. Их не должно быть слишком много, но они должны быть достижимы в рамках данной стратегической сессии. Этот шаг позволяет уточнить ожидания от сессии и определить, к чему стремится команда. На этом этапе вероятно будет преодолена фаза «Сопротивление».

Следующий этап — «Бизнес-кейсы. Решение внутренней проблематики».  Обычно, чтобы решить поставленную проблему, требуется разработать и принять несколько решений.  Это может быть до 5 решений в форме конкретных бизнес-кейсов, которые представляют собой специфичные изменения, необходимые для реализации. Примеры вопросов бизнес-кейсов включают в себя » Как привлечь и удержать клиента?», «Какие товары или услуги предлагать, с чего начать, кто может быть следующим клиентом?», «Как выбрать оптимальную организационную модель для улучшения бизнес-процессов?» и так далее.

Важно тщательно спланировать, чтобы все проблемы были решены в рамках данной сессии. В процессе мероприятия необходимо принимать обязательные решения, и сессия должна завершиться достижением целевых результатов. Каждый «БИЗНЕС-КЕЙС» включает предоставление информации для осмысления, за которой следует обсуждение, групповая работа на основе этой информации. В ходе работы с бизнес-кейсами команда погружается в состояние «Исследования», где каждый кейс представляет собой отдельную путевку в мир возможных решений. Здесь не просто рассматриваются варианты, а происходит их анализ, выбор наилучших решений. Организаторы сессии должны прикладывать усилия для создания стимулирующей атмосферы, в которой участники чувствуют себя вдохновленными и мотивированными вносить свой вклад. Таким образом, не просто принимаются решения, а формируется целое поле альтернатив, где каждая идея рассматривается и оценивается. Важным аспектом этого этапа является наличие возможности у каждого из участников участвовать в процессе реализации предложенных решений, что способствует более глубокому пониманию их потенциала и эффекта на бизнес.

Завершающим этапом сессии является «Обобщение результатов СС».  Здесь необходимо проанализировать полученные результаты, определить следующие шаги, предпочтительно в виде действенного плана. Особое внимание уделяется разработке плана действий и поддержанию дисциплины в его выполнении, чтобы принятые решения не остались на бумаге. На данном этапе вероятно, что команда уже находится на этапе «Согласия», который продлится в течение всего периода реализации плана действий. Поэтому поддержка и контроль со стороны организаторов сессии и бизнес-менеджмента становятся важными. Это включает в себя предоставление обратной связи, подчеркивание важности внедрения изменений и поиск дополнительных способов поддержки принятых решений.

Итог

Развитие стратегии и принятие ключевых бизнес-решений — сложный и многогранный процесс, требующий не только глубокого понимания текущей ситуации, но и четкого плана действий для достижения поставленных целей. Важным этапом в этом процессе является стратегическая сессия, на которой команда бизнеса совместно определяет проблемы, формулирует цели и разрабатывает планы решения. Эффективная организация стратегической сессии — залог успешного развития компании. Начиная с подготовки, необходимо четко определить задачу и цели сессии. Ключевыми вопросами являются выбор проблемы, определение ее влияния на цели бизнеса и формирование сценария для обсуждения. Алгоритм подготовки и проведения СС обычно включает в себя определение задачи-проблемы, формирование команды, подготовку сессии и ее проведение, а также разработку плана следующих шагов. Особое внимание уделяется выбору проблемы для сессии.

Подготовка и проведение СС — сложный, но важный процесс, способствующий принятию обоснованных и эффективных бизнес-решений. Каждый этап этого процесса играет ключевую роль в формировании стратегии развития компании и достижении поставленных целей, а вовлечение команды в разработку стратегии способствует формированию общего видения, что, в свою очередь, повышает шансы на успешную реализацию стратегии.