Стратсессия или стратегическая сессия: сценарии, возможности, ошибки, как провести с максимальной пользой

Стратсессия — ключевой этап, необходимый компаниям для определения долгосрочных целей и путей их достижения. Проводится на высшем уровне управления, охватывает ключевые аспекты деятельности организации, позволяет обсудить текущее положение дел, провести анализ трендов, проблем на рынке, а также оценить дальнейшие перспективы. По итогу, создается ясная, согласованная стратегия, помогающая успешно решать текущие проблемы и достигать новых целей.

ЗАКАЗАТЬ СТРАТЕГИЧЕСКИЕ СЕСССИИ ДЛЯ БИЗНЕСА

Стратсессия: причины проведения

Стратсессия проводится по следующим причинам:

• обновление стратегии. Среда бизнеса постоянно меняется. Новые конкуренты, технологические изменения, изменения в предпочтениях потребителей могут потребовать пересмотра стратегии компании;
• целеустремленность. Стратсессии помогают определить ясные цели, дальнейшее направление, понять как найти выход в непонятной ситуации;
• приоритезации. Выявление приоритетных задач, проектов, на которых следует сфокусировать в первую очередь;
• инновации, рост. Способствуют генерации новых идей, возможностей для роста бизнеса. Могут стимулировать инновации, поиск новых рыночных сегментов;
• улучшение операционной эффективности. Уменьшение издержек, улучшение бизнес-процессов;
• адаптация к переменам. Помощь компании в адаптации к изменениям внешней среды: законодательства, рыночные тенденций,  экономических условий;
• управление кризисами. Решение критических проблем, кризисов, возникающие внутри организации либо за ее пределами;
• согласованность, коммуникация. Способствуют обеспечению согласованности стратегии на всех уровнях организации, улучшению коммуникации между различными отделами, командами;
• мотивация, вовлеченность сотрудников. Участие сотрудников в стратегических сессиях может повысить их вовлеченность и чувство владения процессом разработки стратегии;
• укрепление конкурентных позиций. Стратсессии позволяют стратегически позиционироваться на рынке, искать способы укрепления своих конкурентных преимуществ.

Подготовка к стратегической сессии

Ключевые аспекты мероприятия:

1. Задачи, цели;
2. Модератор (фасилитатор);
3. Список участников;
4. Возможные сценарии стратсессии;
5. Сторонние лица (эксперты) – опционально;
6. Сбор информации – опционально.

Перед началом процедуры важно провести тщательную подготовку, куда входят:

• целевая направленность. Определение четких целей, ожиданий от процесса. Это помогает участникам сосредотачиваться на конкретных задачах, исключает рассеянность в ходе обсуждения;
• максимизация эффективности времени. Планирование заранее позволяет оптимизировать использование времени на сессии. Участники могут сосредоточиться на ключевых вопросах, избегая ненужных задержек;
• предоставление информации. Сбор, анализ данных, которые будут использованы в течение мероприятия: финансовые отчеты, аналитические данные, отзывы клиентов и прочее;
• формирование повестки дня. Помогает структурировать обсуждения, убедиться, что все важные вопросы будут рассмотрены;
• поиск лидера сессии. Назначение ведущего (модератор), который будет вести стратсессию, следить за временем, обеспечивая соблюдение алгоритма обсуждения. Можно выбрать среди своих либо пригласить стороннего специалиста;
• сбор, уведомление участников. Способствует лучшей подготовке, ознакомления с темами, задачами будущего заседания;
• материалы, инструменты. Подготовка презентации, графиков, установка необходимой аппаратуры;
• оценка успех. Назначение критериев оценки успешности сессии, позволяющие понять, были ли достигнуты поставленные цели, ожидания.

Цели и задачи

Напрямую связаны с причинами, которые побудили вашу компанию провести это мероприятие. Каждая организация имеет свои потребности и цели, поэтому подход к стратегической сессии всегда индивидуален.

Вот некоторые примеры:

Цели:

• план развития на ближайшие 3-5 лет;
• постановка ценностей, миссии, видения компании;
• анализ трендов, сценариев развития;
• разработка плана по увеличению продаж;
• формирование дорожной карты по разработке нового продукта;
• повышение эффективности бизнес-процессов;
• решение вопроса освоения новых рынков, регионов страны;
• утвердить единые правила по взаимодействию филиалов.

Задачи:

• анализирование деятельности конкурентов, выявление их преимуществ, недостатков;
• выявление ключевых направлений развития бизнеса;
• оценка рисков;
• формирование бюджета, ресурсов;
• назначение ответственных лиц для контроля за выполнением поставленных задач.

Выбор фасилитатора

Фасилитатор — специалист, помогающий управлять процессом обсуждения, обеспечивать вовлеченность участников. Он разработает программу, сценарии для сессии, а также предлагает методики, инструменты для достижения желаемых результатов. Фасилитатор способствует вовлечению в обсуждение, сотрудничество.

Если вы решили пригласить внешнего фасилитатора, то важно предоставить ему подробную информацию о вашем бизнесе. Это позволит ему лучше подготовиться и адаптировать проведение стратегической сессии к вашим конкретным целям, контексту.

Участники

Заинтересованными лицами могут быть:

• топ-менеджмент. Руководители высшего уровня. Берут на себя лидерскую роль в разработке стратегии, принятии важных решениях, определяя общее видение и цели компании;
• руководители функциональных подразделений. Предоставляют экспертные знания по своим областям ответственности, помогают интегрировать стратегию на всех уровнях компании;
• собственники, акционеры. Предоставляют поддержку процессу мероприятия и руководству;
• эксперты, консультанты. Могут предоставить новые идеи и методики, а также обеспечить независимую оценку текущего положения дел, предложить рекомендации;
• сотрудники. Могут дать ценные знания о текущей ситуации, проблемах, возможностях;
• фасилитатор. Отвечает за организацию и проведение обсуждения;

Сценарий стратегической сессии

Универсального сценария нет. Все зависит от целей, потребностей компании. Однако опытный модератор способен подготовить сценарий из разных блоков. К таким можно отнести:

• открытие мероприятия;
• определение текущего положения;
• выявление проблем, формулирование видения будущего;
• поиск путей решения;
• формирование плана действия;
• закрытие мероприятия.

Учитывая утвержденные этапы, подбираются соответствующие инструменты для раскрытия каждого этапа: галерея идей, что дальше, мозговой штурм и другие.

Сбор данных

Сбор данных — ключевой этап, предоставляющий участникам необходимую информацию для анализа текущей ситуации, принятия информированных стратегических решений. Вот некоторые виды:

Внутренние данные:

• финансовые отчеты. Например, отчеты о движении денежных средств;
• производственные операции. Объемы производства, качество продукции, эффективность процессов;
• клиенты. Демографические данные, история покупок, обратная связь клиентов;
• персонал. Навыки, опыт, производительность.

Внешние данные:

• анализ рынка. Исследования рынка, тренды в отрасли, анализ конкурентов;
• макроэкономические данные. Безработица, валютные курсы, инфляция;
• законодательство, регулирование. Изменения в законодательстве, которые могут влиять на бизнес;
• информационные об экономических, политических рисках. Геополитические события, экономические кризисы.

Обратная связь от сотрудников и клиентов:

• анкеты, опросы. Проведение опросов среди сотрудников, клиентов для сбора мнений, предложений;
• фидбэк с сотрудников. Обзор результатов удовлетворенности сотрудников, обратная связь по управлению.

Технологические данные:

• технологические инновации, разработки в отрасли;
• состояние информационных систем, технологической инфраструктуры компании.

Социальные и экологические данные:

• оценка влияния бизнеса на окружающую среду, социальное сообщество.

Преимущества привлечения внешнего фасилитатора

К основным можно отнести:

• объективность, независимость. Не имеет личных интересов или предвзятости в организации. Это позволяет им оставаться объективными и независимыми при проведении мероприятия;
• профессиональные навыки. Внешние фасилитаторы специализируются на управлении групповыми процессами, фасилитации обсуждений, разрешении конфликтов;
• инновационные методы, инструменты. Могут принести в организацию новые методы, инструменты для обсуждения, разработки стратегии;
• экономия времени, ресурсов. Предоставляют более структурированный, продуктивный процесс обсуждения, что позволяет сэкономить время, ресурсы участников;
• создание командного духа. Помогает участникам сессии сблизиться, устранить конфликты, улучшить коммуникацию, повысить вовлеченность;
• доступ к лучшим практикам. Дают знания о лучших практиках, успешных стратегиях, применяемых в других компаниях.

Этапы стратегической сессии

Условно можно выделить 8 этапов:

1. открытие сессии:
   • приветствие, вступительное слово. Ведущий приветствует участников, представляет цели сессии, ожидаемые результаты;
   • объяснение правил. Участники получают инструкции по процессу работы.
2. Анализ текущей ситуации:
   • SWOT-анализ. Идентификация возможностей, угроз внешней среды, преимущества, недостатки организации;
   • анализ конкурентов, рынка. Необходимо для определения текущей позиции компании.
3. Анализ проблем, видения будущего:
   • Обсуждение того, как организация видит свое будущее или выявление основных стратегических проблем;
4. Поиск, подбор решений:
   • генерация, обсуждение стратегических идей, решений;
   • выбор оптимальных стратегических путей действий.
5. Планирование реализации:
   • разработка конкретных стратегических планов с определением ответственных лиц, сроков и ресурсов.
6. Закрытие сессии:
   • подведение итогов, обобщение ключевых решений, договоренностей;
   • обсуждение дальнейших шагов и планов.
7. Оценка, обратная связь:
   • оценка эффективности сессии, сбор обратной связи от участников для улучшения будущих стратсессий.

Сложности и ошибки в подготовке и проведении стратегических сессий

Учитывая, что проведение стратегической сессии – задача не из простых, могут возникать некоторые ошибки, влияющие на ход процедуры:

• нет четкого плана действий;
• плохая вовлеченность участников;
• отсутствие подготовки;
• нет ясного видения дальнейшего развития;
• плохая гибкость стратегии.

Стратсессия: заказать

Эксперты нашей компании готовы взять на себя все тяготы проведения данного мероприятия, объединив участников, руководство на решение поставленных задач!

По итогу работы, вы получаете:

• мотивированную команду;
• определение проблем, потенциальных угроз;
• высокую вовлеченность участников;
• четкие цели, результаты на квартал, год;
• список новых идей, решений текущих проблем.